Номенклатура дел в организации

В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. А ведь есть документы, требующие контроля исполнения, на некоторые необходим письменный ответ и т. д. Чтобы знать, где взять документ, сколько нужно его хранить и нужно ли вообще, а в дальнейшем для удобства подготовки дел к передаче на архивное хранение составляют номенклатуру дел.

Виды номенклатуры дел

В соответствии с п. 75 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" <1> под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Поскольку номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения, п. 3.4 Основных правил работы архивов организаций (далее - Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дает практические рекомендации по ее составлению и оформлению.

<1> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Организациям, финансируемым из бюджетов различных уровней, гораздо проще разработать номенклатуру дел, так как примерные типовые номенклатуры у них утверждены нормативными актами. Например:

- генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ 30.12.2008 утверждена Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей;

- Приказом Минобрнауки России от 31.12.2009 N 2371 утверждена Номенклатура дел Рособразования;

- Письмом от 29.09.2000 N 711/28-16 Минобразования предложило Примерную номенклатуру дел для использования в работе учреждений дополнительного образования детей.

Коммерческим организациям придется самим разрабатывать и утверждать номенклатуру.

Итак, различают три вида номенклатур дел:

- типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом);

- примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);

- индивидуальная (устанавливает состав дел конкретной организации).

Как правило, организации сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, а затем данные сводятся в одну единую номенклатуру дел конкретной организации.

Составляем и оформляем

Для правильного составления номенклатуры дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Сделать это можно по номенклатурам, представленным структурными подразделениями. Если организация небольшая и отделов немного, можно сразу составить индивидуальную номенклатуру дел. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа. Причем либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такого условия не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.

Составление номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать офис-менеджер или же кадровый работник.

Если численность организации не превышает 100 человек, с обязанностями по составлению номенклатуры дел справится один работник. Если в трудовом договоре не содержалось условий об этом, нужно заключить дополнительное соглашение с работником, где оговорить, какие трудовые функции у него прибавились и как это будет ему оплачиваться. На основании соглашения издается приказ и конкретный работник назначается ответственным за разработку и оформление номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В частности, можно обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

На основании п. 3.4.6 Правил сводная номенклатура дел организации составляется по утвержденной форме (Приложение 7).