Как построить тендерный отдел? Где получить советы экспертов? Ответили в Институте закупок!
Руководитель Отдела продаж Института закупок Антон Квасков представил детальный алгоритм данного процесса и поделился личной практикой работы Института закупок.
По словам эксперта, идеальная модель тендерного отдела должна включать следующих специалистов: руководитель отдела, специалист по мониторингу и аналитике, юрист, тендер-менеджер, однако, начать можно с одного тендер-менеджера, который постепенно сможет запустить данное направление и поэтапно сформировать структуру.
Залогом эффективности функционирования любого подразделения организации и тендерного отдела, в частности, является тщательная проработка и четкое соблюдение регламентов работы: каждый сотрудник должен понимать, какие задачи входят в зону его ответственности, как должны осуществляться те или иные бизнес-процессы, по каким критериям оценивается его работа. Эксперт подчеркнул, регламенты должны носить не формальный характер, а быть реальными инструментами координации работы структуры!
При запуске данного направления необходимо помнить о затратах: на обеспечение рабочего места специалиста в среднем нужно ориентироваться на 77 000 рублей, плюс – ежемесячная заработная плата около 30 000 – 40 000 рублей, а также систематическое поддержание компетентности - около 14 500 руб. в квартал.
Имея большой опыт работы в сфере закупок и построения структуры по работе в сфере регламентированных закупок, эксперты Института закупок советует придерживаться следующих рекомендаций при формировании тендерного отдела:
для быстрого старта лучше обратиться к специализированным организациям за тендерным сопровождением, что позволит избежать ошибок и вникая в работу специалистов погружаться в данную сферу;
формирование тендерного отдела лучше начать с одного-двух человек;
при запуске структуры «с нуля» нужно запастись терпением – это дело не быстрое;
не стоит вменять данную работу в дополнительные функции уже действующего специалиста (юриста, бухалтера, экономиста и др.) - как правило, это не дает желаемого результата;
все бизнес-процессы должны быть детально описаны и строго соблюдаться.
Антон Квасков также презентовал инициативу Института закупок и Новосибирского областного отделения «ОПОРЫ РОССИИ» по созданию Центра решений в сфере закупок, являющегося «точка входа» в сферу закупок для представителей МСП.
Центр создан с целью повышению доли МСП Новосибирской области в сфере закупок.
Обратившись в Центр, поставщики смогут получить консолидированную информацию о представителях сфер, непосредственно вязанных со сферой закупок: органы власти и контроля, финансово-кредитные организации, электронный торговые площадки, удостоверяющие центры, общественные объединения и профессиональные сообщества, производители специализированного программного обеспечения, специализированные организации, образовательные организации.
Консультации и координация действий по началу работы с государственными и муниципальными заказчиками, рекомендации по повышению эффективности работы для уже действующих поставщиков на данном рынке доступны на безвозмездной основе.
Ежемесячно на базе Центра закупок будут проводиться встречи предпринимателей с представителями смежных сфер, где в режиме живого общения, эксперты смогут «погрузить» поставщиков в специфику работы с теми или иными субъектами сферы закупок, указать точки соприкосновения. Например, представители электронных торговых площадок научат работе на них с применением доступных инструментов и сервисов, банковские структуры познакомят с финансовыми инструментами, порядком получения банковских гарантий, кредитов и т. д.
Центр закупок находится по адресу г. Новосибирск, ул. Советская, 64/1 (10 этаж). Данное местоположение выбрано неслучайно – здесь располагаются Новосибирское областное отделение «ОПОРЫ РОССИИ», Институт закупок, общественная приемная «За честные закупки» (ОНФ), филиал Удостоверяющего центра, представительства нескольких электронных торговых площадок (ЭТП).
Кроме того, разработан комплекс мер, которые будут доступны без привязки к стационарной локации:
• правовая и консультационная поддержка бизнес-сообщества по вопросам применения 44-ФЗ, 223-ФЗ посредством использования линии 8-800;
• создание областного пула субъектов МСП для реализации процедуры шефства и наставничества в сфере закупок путем анкетирование представителей МСП на базе Администраций муниципальных образований (МО);
• формирование центров обращений по вопросам сферы закупок для представителей субъектов МСП на базе Администраций МО;
• размещение сервиса «окно обращений» на официальных сайтах МО для организации обращений представителей МСП о фактах коррупционного поведения и других нарушений в сфере закупок;
• участие экспертного сообщества ЦРЗ в формировании независимых экспертных заключений в сложных ситуациях, возникающих в ходе закупочной деятельности на территории МО
• участие МО в анализе и формировании практики по участию в сфере закупок субъектов МСП Новосибирской области.
Организаторы убеждены, что данная структура станет отправной точкой для поставщиков, которые заинтересованы в работе на рынке B2G, но имеют вопросы, связанные с началом закупочной деятельности, ее нормативно-правовым обеспечением, своих правах и обязанностях.
Во встрече с поставщиками принял участие и Главный специалист Регионального отделения по Новосибирской области электронной торговой площадки "OTC.RU" Алексей Омельченко. Он рассказал слушателям о том, как клиенты электронной торговой площадки "OTC.RU" могут повысить шанс стать единственным поставщиком, воспользовавшись фильтром «Наличие заявок» и поняв, есть ли на текущий момент поданные заявки на данную закупку.
Эксперт отметил удобство и многофункциональность сервиса «ОТС- market»:
«Посредством него поставщики могут не только подавать заявки на участие в выбранных процедурах, но и проводить переговоры, обмениваться в электронной форме счетами, актами, счетами-фактурами, а также создавать отчеты по итогам продаж».
Сервис «ОТС-Finance» позволяет клиентам ускорить процесс получения банковской гарантии и тендерных кредитов на выгодных условиях - площадка позиционирует его как инструмент для получения банковской гарантии от 1 часа.
В итоге встречи преподаватель Института закупок Виктория Ташкина ответила на вопросы слушателей.
Формат встреч, реализуемый в рамках Дней открытых дверей, пользуется большой популярностью у клиентов, о чем говорит высокая доля слушателей, посещающих семинары регулярно.