Практическое руководство: разрабатываем номенклатуру дел организации

Разработке номенклатуры дел организации предшествует большая организационно-методическая работа, а именно необходимо изучить следующие комплексы документов:

• положения о структурных подразделениях и другие документы, регламентирующие деятельность организации;
• штатное расписание и утвержденную структуру организации;
• номенклатуры дел организации за предшествующие годы;
• описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• типовые и примерные номенклатуры дел (если они есть);
• документы, регламентирующие порядок документирования деятельности организации;
• состав и содержание документов документального фонда организации;
• типовые, отраслевые и корпоративные перечни документов с указание сроков хранения.

После завершения этапа изучения необходимого комплекса документов необходимо определиться с выбором схемы ее построения. Наиболее часто используемые - структурная или функциональная схемы.

Структурная схема выбирается при наличии стабильности структуры организации. В такой схеме разделами и подразделами будут являться ее структурные подразделения. Последовательность расположения разделов и подразделов в номенклатуре дел должна соответствовать утвержденной структуре организации или ее штатному расписанию.

Если же структура организации подвержена частым изменениям или вообще отсутствует, то номенклатуру дел целесообразно строить по функциональной схеме, где разделами и подразделами будут функции: учет и отчетность, трудовые отношения, кадровое обеспечение и т.д., а также отраслевые направления деятельности, например, производство, строительство, безопасность работ и т.д.

При разработке схемы построения номенклатуры дел организации учитывается наличие филиалов, представительств, общественных организаций и иных комиссий. Их документы должны быть включены в общую структуру соответствующими разделами.

Подчеркнем, номенклатура дел является основным документом, определяющим формирование документального фонда организации - юридического лица. Филиалы и представительства согласно положению Гражданского кодекса РФ (часть 1, ст. 55) таковыми не являются - они считаются структурными подразделениями организации, только территориально удаленными. Другим словом, документы филиалов и представительств входят в состав документального фонда организации, которая (правильнее сказать, ее руководство) несет всю полноту ответственности за сохранность документов всех своих структур. Поэтому в номенклатуре дел организации (сводной) после документов структурных подразделений «головной» организации (центрального офиса) необходимо указать документы филиалов и представительств.

Часто встречается, что организация имеет разветвленную сеть филиалов и представительств по всей стране. Как же объединить все их виды документов в единой номенклатуре дел? В этом случае на помощь приходит типовая номенклатура дел филиалов и представительств, разрабатываемая специально для них «головной» организацией (центральным офисом), которая, напомним, носит нормативный характер.

Отметим, порядок включения документов филиалов и представительств в номенклатуру дел «головной» организации (центрального офиса) никак не должен быть связан с порядком хранения архивных документов и решением вопросов о передаче их на хранение в государственный, муниципальный архив или негосударственное хранилище.

В каждой организации могут функционировать общественные организации, в первую очередь профсоюзные. Как быть с их документами? Здесь необходимо определить, является ли данная общественная организация юридически самостоятельным лицом, т.е. была зарегистрирована в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Если общественная организация (профсоюзная и др.) юридически самостоятельна, значит, она формирует свой документальный фонд, а впоследствии – самостоятельный архивный фонд, и должна составлять свою индивидуальную номенклатуру дел.

В номенклатуру дел организации включаются документы совещательных органов, созданных при этой организации или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. Например, дела ликвидационной комиссии или временной администрации организации, находящейся в стадии банкротства, включаются в номенклатуру дел ликвидируемой или обанкротившейся организации, особенно, если период ликвидации длительный.

Часто возникают дискуссии о правомерности включения в состав номенклатуры электронных баз данных, ведущихся в организации, причем указывается, что базы данных не являются документами в классическом понимании. По мнению Альбрехта Б.В. (Архивы коммерческих организаций. – М., 2005 - с. 47) это утверждение неправомерно.

Нельзя забывать о том, что для многих организаций ведение документальных баз данных в электронном виде по разным аспектам их деятельности становится определяющим фактором, и невнесение их в номенклатуру дел создаст своеобразные «черные дыры» с точки зрения полноты информации о деятельности данного юридического лица.

Думается, что базы данных, в зависимости от их количества, могут или вноситься в номенклатуру дел отдельным самостоятельным разделом, или указываться в конце каждого раздела номенклатуры дел с полным набором всех реквизитов, необходимых для поиска.

При наличии в организации документированной информации с грифами «Коммерческая или банковская тайна», «Конфиденциально» иногда возникает мнение о целесообразности составления для этих документов и дел отдельных номенклатур дел. Такие предложения чаще всего возникают из-за боязни утечки информации у руководителей структурных подразделений, отвечающих за режим и безопасность. Но этот вопрос решает сама организация, некоторые специалисты считают, что создание отдельной номенклатуры дел для «грифованных» документов, как правило, нецелесообразно, так как может привести к путанице в индексации и учете документов в делопроизводстве. Вопросы безопасности должны решаться путем создания особого режима их хранения, ограничения доступа к закрытой информации, установления персональной ответственности всех сотрудников, работающих с данной информацией.

Соблюдая эти требования при подготовке проекта номенклатуры дел, достаточно выявить, в каких подразделениях организации подобные документы создаются, их конкретный состав и сделать соответствующие примечания к данным заголовкам. Желательно, чтобы в номенклатуре дел каждого подразделения, где может создаваться закрытая документная информация, в графе «Примечание» указывалась фамилия конкретного сотрудника, ведущего эти документы.

Индексы дел

Немало вопросов возникает у составителей номенклатуры по поводу индексации дел, прежде всего, из-за частых структурных изменений, особенно характерных для коммерческих организаций. Такие перемены нарушают всю систему индексации, за основу которой бралась структура организации на момент составления проекта номенклатуры.

Универсального решения здесь не существует, однако опыт показывает, что при отсутствии кардинальной ломки предыдущей структуры организации и некоторых частичных изменениях (объединение, разделение подразделений) целесообразно не менять всю систему индексации, а оставив свободный номер, сохранить заведенный порядок остальных номеров.

Если организация переживает коренную реорганизацию с ликвидацией многих выполняемых функций и соответственно многих структурных подразделений, документы этих подразделений завершаются в текущем делопроизводстве и передаются в архив организации. Соответствующие разделы из номенклатуры дел изымаются и она перерабатывается исходя из новой структуры организации с новой системой индексации. Если в течение делопроизводственного года в организации возникли новые подразделения, выполняющие новые функции или взявшие на себя часть функций, выполняемых другими подразделениями, то временно, до конца года, можно оставить старый цифровой индекс, поставив значок «БИС».

После подготовки всех проектов разделов номенклатуры дел они визируются руководителями структурных подразделений и поступают на окончательную доработку в службу ДОУ, которая совместно с архивом организации проверяет полноту, редакцию заголовков, предлагаемые сроки хранения дел. После этого с визами руководителя службы ДОУ, заведующего архивом, юриста организации проект номенклатуры поступает на рассмотрение экспертной комиссии организации, которая выносит решение об ее одобрении или доработке по замечаниям, высказанным членами комиссии.

Сроки хранения в номенклатуре дел организации

Сроки хранения документов устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, которые обязательно должны быть утверждены или согласованы с Росархивом в лице Министерства культуры Российской Федерации. Сроки хранения каких-либо документов, установленных законами и другими актами до выхода в свет какого-либо перечня, в нем обязательно будут учтены.

Если после выхода в свет перечня законодательно устанавливается срок хранения новых документов или изменяется срок хранения, ранее установленный для документов, тогда в номенклатуре дел в графе 4 «Срок хранения» обязательно делается ссылка на нормативный правовой акт.

В настоящее время основными типовыми перечнями являются:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М.,2010);
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2007).

В этих перечнях представлены документы по основным функциям деятельности любой организации: организация системы управления, планирование и финансирование деятельности, учет и отчетность, трудовые отношения, кадровое обеспечение и другие.

В ряде организаций сотрудники службы ДОУ и архивного участка не используют «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности…», полагая, что таких документов у них нет. Однако это не совсем так. Документы по вопросам капитального и текущего ремонта объектов недвижимости, организации работ по проектированию, созданию, эксплуатации автоматизированных систем (АС), баз и банков данных (БД и АБиД) и другие наиболее полно представлены именно в указанном перечне.

Однако в типовых перечнях нет специфической, отраслевой документации. Поэтому из типовых перечней берутся сроки хранения документов, которые есть в организации, а для других документов необходимо воспользоваться отраслевыми (ведомственными) или корпоративными перечнями, даже если они выходили достаточно давно.

В ряде отраслей, корпораций могли вместо перечней выходить типовые или примерные номенклатуры дел, например, разработаны примерные номенклатуры дел вузов, региональных отделений Фонда социального страхования Российской Федерации, таможни, организаций жилищно-коммунального хозяйства и капитального строительства и другие.

Если в перечнях и примерных номенклатурах дел отсутствуют нужные документы, тогда срок хранения определяет экспертная комиссия (ЭК) в организации, о чем в протоколе заседаний комиссии делается соответствующая запись. ЭК могут своим решением изменить указанный в перечнях или примерных номенклатурах дел срок хранения, но только в сторону его увеличения, ибо таким решением никому не наносится вред.

Отметим, что в случае острой необходимости можно понизить нормативно установленный срок хранения документов, но делается это только по решению Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (ЦЭПК при Росархиве).

Во всех случаях, когда срок хранения документов был установлен или изменен по решению ЭК или ЦЭПК в графе «срок хранения» указывается номер и дата протокола заседания той или иной комиссии.

На практике имеет место случаи, когда трудно подобрать в перечнях и примерных номенклатурах конкретные названия дел. Тогда в графе «срок хранения» можно написать «по аналогии со статьей № …» или «применительно к статье №…», если сроки хранения аналогичных документов подходит.

Сроки хранения документов в электронном виде те же, что и для документов на бумажном носителе и лишь в графе 5 «Примечание» делается отметка, в каком виде существует документ.

В номенклатуре для дел с постоянными и долговременными сроками хранения указывают в первую очередь бумажный носитель и только во вторую очередь – электронный. При этом ВНИИДАД рекомендует бумажный носитель иметь для документов со сроками хранения свыше 10 лет. Для документов со сроками хранения до 10 лет включительно можно иметь только электронный формат, о чем и делается отметка в номенклатуре дел. Возможно, лишь для баз данных и других аналогичных комплексов основным будет являться электронный носитель.

Документы на электронных носителях постоянного и долговременного сроков хранения, подлежащие передаче в государственные и муниципальные архивы, следует переводить на традиционные (бумажные) носители с соответствующим оформлением реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу. В этом случае документы на электронных носителях принимаются как страховые копии. Документы постоянного срока хранения, существующие только на электронных носителях, принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

Заголовки дел в номенклатуре дел организации

Есть еще один очень важный момент, на который необходимо обращать внимание при работе с перечнями документов. Речь идет о том, как правильно использовать названия документов в перечнях при составлении заголовков дел в номенклатуре.

В правилах и методических рекомендациях четко дана методика составления заголовков в номенклатурах дел, на обложках дел и в описях. Обратите внимание, что графа 2 в номенклатуре называется «заголовок дела», поэтому по правилам его и надо составлять. В перечнях документов графа 2 называется «вид документов», поэтому все видовые параметры даются на первом месте и это зачастую не совпадает с правилами составления заголовков дел.

Чаще всего ошибки в заголовках дел в номенклатуре, на обложках дел и описях встречаются при описании комплекса документов, когда заголовок начинается со слов «документы…». В таком заголовке необходимо располагать элементы в следующем порядке: «Документы – содержание – перечисление основных видов документов».

Например, правильным является заголовок «Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии».

Заголовок, который повторяет видовой состав документов на первом месте, переписанный из перечня без адаптации в номенклатуру дел, нельзя считать правильным, например, «Документы (карточки учета материально-имущественных ценностей, кладовые и амбарные книги) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов, оборудования на складах».

К методике составления заголовков дел в целом мы в будущем еще вернемся

Оформление граф номенклатуры дел

Методика заполнения граф номенклатуры дана в:

• Основных правилах работы архивов (М., 2002 г.);
• Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2010 г.).

В соответствии с правилами и методическими рекомендациями графы номенклатуры дел организации (структурных подразделений) заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности): "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.)

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, отраслевому, корпоративному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Напомним, что здесь делается отметка о носителе документов: бумажный и (или) электронный.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел государственной или муниципальной организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Напомним, что сведения из итоговой записи номенклатуры дел в архивные учреждения сообщают только те организации, которые передают свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, т.е. являются их источниками комплектования.

Составление справочного аппарата к номенклатуре дел организации

С целью обеспечения эффективного использования номенклатуры дел организации к ней составляется справочный аппарат, как правило, один раз в 5 лет при подготовке номенклатуры дел организации к согласованию с государственным или муниципальным архивом.

В состав справочного аппарата входят:

• титульный лист;
• оглавление, которое содержит названия разделов и подразделов номенклатуры дел с указанием страниц;
• методические указания;
• список сокращенных слов,
• список перечней документов, типовых или примерных номенклатур дел, использованных при составлении номенклатуры дел организации.

Наиболее сложным элементом справочного аппарата являются методические указания по применению номенклатуры дел организации. В них необходимо отразить назначение номенклатуры дел и функции, которые она выполняет в процессе формирования и сохранения документального фонда организации; нормативно-правовую базу, в соответствии с которой она разрабатывается; организацию работы по составлению номенклатуры дел; схему ее построения и специфику применения различными структурными подразделениями, в том числе филиалами и представительствами, а также общественными организациями и разного рода комиссиями; порядок определения сроков хранения по перечням, типовым и примерным номенклатурам дел, а также центральной экспертной комиссией или экспертными комиссиями в организации; методику составления заголовков дел в соответствии с признаками заведения дел; порядок оформления граф номенклатуры дел. В методических указаниях отражаются также вопросы формирования дел в организации, особенности заведения отдельных дел, специфика отражения в номенклатуре дел документов на электронных носителях и возможность ведения рабочего экземпляра номенклатуры дел в электронном виде.

Составление методических указаний к номенклатуре дел организации целесообразно вести одновременно с разработкой самой номенклатуры дел.