Наличная валюта для загранкомандировки

Многие отечественные производители и торговцы уже давно сотрудничают с «заморскими» контрагентами. А значит, время от времени им приходится отправлять работника, а то и самого руководителя за границу. Конечно, у бухгалтера возникают вопросы: что делать, что читать, чтобы все правильно оформить? Поэтому мы решили всю необходимую информацию о наличной инвалюте для загранкомандировки разместить в одном материале. Читайте внимательно!

Инвалютный аванс на загранкомандировку

Начнем с основ. Как известно, перед служебной поездкой работнику следует выдать аванс, достаточный для того, чтобы работник смог покрыть свои расходы во время всего пребывания в поездке: на проезд, проживание и суточные (ст. 121 КЗоТ и п. 5 р. I Инструкции №59). Конечно, для того чтобы установить, сколько именно работнику нужно выдать аванса на загранкомандировку, стоит составить смету командировочных расходов (или справку-расчет). И еще советуем, чтобы с данным документом работник ознакомился и подписал его.

Кстати, ни ст. 121 КЗоТ, ни пп. 140.1.7 НКУ, которым установлены правила отнесения к налоговым расходам затрат на командировку, не сказано, в какой именно валюте выдавать работнику аванс на загранкомандировку: в родных гривнях или же в инвалюте.

Проливает свет на всю эту ситуацию Инструкция №59. Сразу напомним, что уже больше года (а именно с 11 апреля 2011 г.) Инструкция №59 не является обязательной к использованию для хозрасчетных предприятий, а только для бюджетников. И все же, к сожалению, это единственный документ, которым можно и стоит пользоваться для толкования особенностей командировки для обычных предприятий. Ведь в самом пп. 140.1.7 НКУ довольно кратко прописаны определенные ситуации при служебной поездке. Поэтому именно Инструкцию №59 стоит использовать в качестве справочного документа. Во всяком случае, об этом указывают на своих сайтах и Минфин, и ГНСУ.

Так, согласно п. 5 р. III Инструкции №59, предприятие, направляющее в загранкомандировку работника, должно обеспечить его денежными средствами на текущие расходы во время командировки (авансом) в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (доллары США, евро и пр.). А поэтому, отправляя работника за границу, ему обязательно выдают инвалютный аванс.

По мнению автора, за невыдачу аванса вообще или выдачу в гривнях вместо инвалютного при загранкомандировке к должностным лицам предприятия могут применить админштраф. Ведь когда работнику не выдают аванс или же, в случае загранкомандировки, выдают не в инвалюте, этим нарушается законодательство о труде. Не забываем: статьей 121 КЗоТ предусмотрено, что работникам, направляемым в командировку, выплачивается аванс в порядке и размерах, установленных законодательством. А за нарушение приведенной нормы — админштраф в размере от 30 до 100 н. м. д. г., то есть от 510 до 1700 грн (абз. 1 ст. 41 КоАП). Так что советуем все же выдавать аванс в инвалюте. С учетом этого для загранкомандировок желательно иметь инвалюту на своем счете в банке. Мы сейчас не будем рассказывать о порядке открытия инвалютных счетов в банках и приобретения инвалюты для дальнейшего ее использования. Об этом вы можете прочитать в «ДК» №19/2012.

Получаем инвалюту в банке

Итак, чтобы получить с собственного инвалютного счета в банке деньги для выплаты аванса на загранкомандировку, нужно подать в банк следующие документы (п. 2.2 Правил №200):

1) заявление на выдачу инвалютной наличности;

2) поручение полномочному представителю (чаще всего это кассир или бухгалтер) предприятия на получение валютных средств в кассе банка;

3) письмо-расчет (произвольной формы), которое должно содержать фамилию, имя и отчество (при наличии) лиц, отправляющихся за границу, и расчет расходов (возможных).

Мы взяли на себя смелость разработать, в качестве примера, собственный вариант письма-расчета (см. образец).

1 Размер суточных устанавливается предприятием самостоятельно и относится к налоговым расходам в пределах 0,75 размера минимальной зарплаты на 1 января соответствующего года (абз. 4 пп. 140.1.7 НКУ). Предельные размеры суточных см. в «ДК» №20/2012.

Инвалюта в кассе предприятия

Итак, уполномоченное лицо получило средства в банке. Теперь оно должно эту сумму сдать в кассу предприятия, чтобы затем уже из кассы выдать наличность командированному работнику.

Понятно, что операцию передачи наличности в кассу предприятия необходимо документально оформить: ведь основанием для бухучета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций (п. 1 ст. 9 Закона о бухучете). Кроме того, нужно учесть, что операции в инвалюте отражаются также в валюте расчетов и платежей по каждой иностранной валюте отдельно (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете). Однако, к сожалению, нормативки, которая бы определяла, какими именно документами следует оформлять поступление и выбытие наличной инвалюты в кассу предприятия, не существует. Но Нацбанк высказался за то, чтобы для каждой валюты завести отдельную кассовую книгу (см. письмо от 27.01.2006 г. №11-113/353-954). Записи в ней НБУ рекомендует делать одновременно в двух валютах: иностранной и гривнях.

Для пересчета гривень в инвалюту вам достаточно взять курс НБУ на дату оприходования денег в кассу — тогда информация из кассовой книги будет соответствовать информации из выписки с текущего банковского инвалютного счета.

На этом разъяснение главных банкиров исчерпано. За формами документов первичного учета для учета движения инвалютной наличности они попросили обратиться в Госкомстат. А в этом органе решили, что предприятия и сами могут разработать собственные формы для учета таких инвалютных операций (см. письмо от 24.11.2006 г. №04/4-6/191). Кстати, при разработке таких форм необходимо учесть требования к первичным документам, установленные в ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения №88.

Как видим, никакой конкретики, так что все решения придется принимать самостоятельно. Тут только можно дать следующих два совета.

Первый. Если вы решите все же разработать собственные документы для учета в кассе инвалютной наличности, советуем за основу использовать уже существующие кассовые документы, предусмотренные для документирования операций в нацвалюте, формы которых приведены в Положении о кассовых операциях.

Второй. При инвалютном наличном обращении на предприятии можно и вообще воспользоваться уже существующими формами из Положения о кассовых операциях. На практике большинство бухгалтеров склоняются к использованию для таких операций именно кассовых документов, разработанных для гривень. В таком случае рекомендуем в целом придерживаться схемы отражения движения наличности в документах, предусмотренной в Положении о кассовых операциях.

Итак, документооборот при инвалютных наличных операциях на предприятии можно наладить по следующей схеме (за основу принимаем наличный гривневый документооборот):

1. При получении валютной наличности из кассы для ее оприходования выпишите приходный кассовый ордер (форма №КО-1) (далее — ПКО). Сам ПКО оставляете в кассе, а квитанцию от него стоит передать лицу, принесшему из банка инвалюту в кассу предприятия. Конечно, сразу такую наличность нужно положить в надежное место — сейф.

2. Выписанный ПКО зарегистрируйте в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3 или №КО-3а), который ведется отдельно по каждой инвалюте, а также отдельно по приходным и расходным документам.

3. При выдаче инвалютной наличности командированному работнику выпишите расходный кассовый ордер (далее — РКО) (форма №КО-2). И опять же его нужно записать в упомянутый журнал.

Если у вас в одну командировку уезжают несколько сотрудников, по мнению автора, выдачу инвалюты из кассы можно оформить ведомостью на выплату денег (приложение 1 к Положению о кассовых операциях), а уже к ней выписать итоговый РКО.

4. Ну и, разумеется, все бухгалтеры помнят, что обобщается информация о наличном движении на предприятии в кассовой книге. А в соответствии с рекомендацией НБУ из письма от 27.01.2006 г. №11-113/353-954 для каждой валюты заводится отдельная кассовая книга (форма №КО-4).

Следовательно, если предприятие получает в кассу с банковских счетов доллары США и евро, то по каждой из этих валют стоит вести отдельный кассовый учет. А поэтому нужно отдельно нумеровать кассовые ордера по каждой из инвалют. И, конечно, в кассовой книге отражать данные об инвалютных наличных операциях одновременно в гривнях и в инвалюте.

По возвращении из командировки

По возвращении из командировки работник составляет и передает в бухгалтерию Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. №996. В авансовом отчете он указывает все расходы, понесенные во время командировки, вместе с подтверждающими документами. Кроме того, учтите, что авансовый отчет нужно заполнять одновременно и в гривнях (по курсу за правилами бухучета), и в валюте. К такому мнению нас подталкивает п. 3 ст. 9 Закона о бухучете, где указано, что операции в инвалюте отражаются также в валюте расчетов и платежей. К тому же при выплате средств, да и на подтверждающих документах, суммы у вас будут проставлены именно в инвалюте.

Кстати, после составления авансового отчета работник обязан вернуть в кассу или на соответствующий счет предприятия неиспользованную часть аванса в тех денежных единицах, в которых ему был выдан аванс (п. 17 р. III Инструкции №59).

А теперь вспомним, что подать авансовый отчет и вернуть неиспользованную часть выданного инвалютного аванса нужно до окончания пятого банковского дня, следующего за днем завершения командировки (пп. 170.9.2 НКУ), — если аванс выдан наличностью из кассы предприятия . Если же по каким-то причинам работник вовремя не успел или забыл подать авансовый отчет и/или вернуть неиспользованную часть выданного инвалютного аванса, то он рискует подвергнуться санкциям.

При нарушении требований пп. 170.9.2 НКУ к работнику следует применить санкцию в размере 15% (17% на сумму, превышающую 10730 грн 1 ) НДФЛ от всей суммы выданных под отчет или вовремя не возвращенных средств, увеличенной на коэффициент согласно пп. 164.5 НКУ, пп. 164.2.11 и ст. 167 НКУ. Между прочим, в соответствии с пп. 164.4 НКУ при начислении доходов, выраженных в иностранной валюте, они пересчитываются в гривни по обменному курсу НБУ, действующему на момент получения таких доходов. Сумма налога на доходы, начисленная на средства, по которым не подан отчет или которые не возвращены вовремя, удерживается предприятием за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) физлица за соответствующий месяц, а при недостаче суммы дохода, — из налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты налога (см. пп. 170.9.1 НКУ).

1 Если база налогообложения в календарном месяце превышает 10-кратный размер минимальной зарплаты на 1 января отчетного года (на 01.01.2012 г. это 10730 грн), то сумма такого превышения согласно п. 167.1 НКУ облагается по ставке 17%.

Дополнительно работнику необходимо готовиться к наказанию еще и по ст. 2 Закона №217/95. Ею предусмотрена санкция за невозврат в установленный срок аванса, выданного в инвалюте на служебную командировку или хозяйственные нужды, и в других случаях несдачи иностранной валюты, полученной под отчет. Взыскание с работника составит 3-кратную сумму (стоимость) указанных валютных ценностей, пересчитанных в гривни по обменному курсу НБУ на день погашения задолженности. В первую очередь погашаются убытки предприятия, а затем оставшееся перечисляется в бюджет (ст. 3 Закона №217/95). Сроки такого перечисления не установлены.

Но бывает и так, что работник в служебной командировке больше потратил, чем получил инвалюты в качестве аванса. Тогда компенсация понесенных перерасходов осуществляется в гривнях по официальному курсу НБУ на день погашения задолженности. При этом выплату такой суммы вы проводите до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем авансового отчета (п. 19 р. III Инструкции №59).

Возьмите на заметку!

Бывают ситуации, когда командировки по каким-то причинам отменяются. За толкованием, как в таком случае действовать, мы обратимся к абз. 1 п. 18 р. III Инструкции №59. В нем сказано: если работник получил аванс на загранкомандировку и не выехал, то он должен в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки (выдачи приказа, которым отменяется приказ о командировке) вернуть в кассу предприятия полученный аванс в тех денежных единицах, в которых ему проводили выплату.

Внимание! Если вы работнику аванс выдавали в одной инвалюте, а он за рубежом поменял ее на другую (местную), то, чтобы установить, сколько именно он израсходовал авансовой валюты за время командировки, следует попросить у работника документы, содержащие информацию об обмене одной инвалюты на другую. С помощью таких бумажек вы путем простых арифметических действий легко установите, сколько именно потрачено авансовой инвалюты.

Если же у работника нет документов об обмене валюты аванса на местную валюту, то перерасчет расходов необходимо проводить исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения отчета об использовании средств, предоставленных на командировку.

Заметим, что под кросс-курсом нужно понимать соотношение между двумя валютами, определяемое на основании их курса относительно третьей валюты (в нашем случае к гривне) (п. 1.1 Инструкции №502).

Помните! Наличная инвалюта, которую работник вернул после командировки в кассу предприятия, подлежит зачислению непосредственно на текущий счет в инвалюте юрлица в течение пяти банковских дней со времени ее оприходования в кассу (п. 8.4 Правил №200).

Вот и все, что вам нужно знать об инвалюте для служебной командировки. В следующем материале мы раскроем тонкости бухгалтерского и налогового учета инвалютных командировочных расходов.

• Закон №217/95 — Закон Украины от 06.06.95 г. №217/95-ВР «Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей».
• Инструкция №59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. №59 (в редакции приказа Минфина от 17.03.2011 г. №362).
• Положение о кассовых операциях — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.
• Положение №88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. №88.
• Правила №200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. №200.
• Инструкция №502 — Инструкция о порядке организации и осуществления валютно-обменных операций на территории Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.12.2002 г. №502.

Василий БРЮХОВИЦКИЙ, «Дебет-Кредит»

Подача звітності в електронному вигляді до контролюючих органів з системою «M.E.Doc» Жизнь :: Чувство долга В попередніх майстер-класах ми з Вами розглянули можливості системи «M.E.Doc» щодо роботи з податковими накладними. Безперечно, «M.E.Doc» — одна з найфункціональніших програм для організації повного циклу роботи з податковими накладними та з усіма іншими .

Как миндоходов будет проверять ЕСВ № 48 (2.12.2013) :: Жизнь :: Чувство долга С октября этого года заработали изменения в части администратора ЕСВ: теперь этим взносом будет заниматься Миндоходов. В «ДК» №40/2013 мы уже анализировали основные изменения в данном вопросе, в частности то, что касается отчетности по ЕСВ и справок от ПФ.

Платежи в бюджет № 48 (2.12.2013) :: Жизнь :: Чувство долга Приказом №609 от 22.10.2013 г. Миндоходов утвердило новый порядок заполнения документов на перевод в случае уплаты (взыскания) налогов, сборов, таможенных платежей, единого взноса, осуществления бюджетного возмещения налога на добавленную стоимость, возвр.