Отражение в отчетности выплат сотрудникам

Фирма может премировать своих сотрудников за хорошие производственные показатели, за выслугу лет, в связи с праздниками или по какому-либо еще поводу - здесь законодательство никаких ограничений не устанавливает. Однако в бухгалтерском учете по-разному отражают премии, которые: - предусмотрены трудовым или коллективным договором с сотрудниками; - в договорах с сотрудниками не упомянуты, но выплачиваются на основании решений руководителя или учредителей фирмы.

Премии, предусмотренные трудовым договором

Если выплачиваемая премия оговорена в трудовом или коллективном договоре, то ее включают в расходы и отражают на счетах по учету затрат (счета 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и т.д.). На сумму премии начисляют страховые взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС (до 2010 г. они входили в состав ЕСН) и взносы на страхование от несчастных случаев, а из выплачиваемых сумм удерживают налог на доходы.

Пример ООО "Ирбис" выплачивает ежемесячно сотрудникам премии. Порядок этих выплат определен в трудовых договорах с сотрудниками фирмы. В декабре сумма премий составила 100 000 руб., в том числе производственному персоналу - 70 000 руб., а управленческому персоналу - 30 000 руб. Чтобы упростить пример, не будем рассматривать взносы по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний. Предположим также, что стандартные налоговые вычеты по НДФЛ сотрудникам не предоставляются. Бухгалтер "Ирбиса" 31 декабря должен сделать проводки: Дебет 20 Кредит 70 - 70 000 руб. - начислена премия производственному цеху; Дебет 26 Кредит 70 - 30 000 руб. - начислена премия управленцам; Дебет 20 Кредит 69 - 18 200 руб. (70 000 руб. х 26%) - начислены страховые взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС (до 2010 г. они входили в состав ЕСН) по премии сотрудников, занятых в производстве; Дебет 26 Кредит 69 - 7800 руб. (30 000 руб. х 26%) - начислены страховые взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС (до 2010 г. они входили в состав ЕСН) по премии управляющему персоналу; Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" - 13 000 руб. (100 000 х 13%) - удержан НДФЛ. В форме N 2 сумма премии будет отражена по строке 020 (70 000 руб.) и строке 040 (30 000 руб.). В пассиве баланса кредитовое сальдо по счету 70 в размере 87 000 руб. отражают по строке 622 "Задолженность перед персоналом организации", а начисленный НДФЛ в сумме 13 000 руб. - по строке 624 "Задолженность по налогам и сборам". Если премия выплачена согласно трудовому договору и носит производственный характер, то такая премия будет уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ).

Премии, не упомянутые в трудовом договоре

Если премия не предусмотрена трудовым (коллективным) договором, то организация ее выплачивает за счет собственных средств. Такие премии нужно учитывать на субсчете 91-2 "Прочие расходы". Их не включают в расходы в налоговом учете, поэтому ЕСН (до 2010 г.) на премии начислять не следует (п. 3 ст. 236 НК РФ). С 2010 года из-за замены ЕСН страховыми взносами не имеет значения, учтена ли премия в расходах или выплачена за счет собственных средств. В любом случае на нее необходимо начислять страховые взносы.

Премии, назначаемые руководителем

Принять решение о выплате премий может руководитель фирмы. Он должен издать приказ, где будут указаны список премируемых сотрудников и суммы выплат.

Пример Руководитель ЗАО "Ирбис" издал приказ о начислении сотрудникам фирмы премий к Новому году в сумме 100 000 руб. Согласно трудовым договорам, премии могут выплачиваться работникам только за производственные достижения. Для упрощения примера начисление взносов по страхованию от несчастных случаев рассматривать не будем. Бухгалтер "Ирбиса" должен сделать проводки: Дебет 91-2 Кредит 70 - 100 000 руб. - начислена премия всем сотрудникам; Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" - 13 000 руб. - удержан НДФЛ. В форме N 2 эта сумма будет указана по строке 100 "Прочие расходы". В пассиве баланса кредитовое сальдо по счету 70 в сумме 87 000 руб. отражают по строке 622 "Задолженность перед персоналом организации", а начисленный НДФЛ (13 000 руб.) - по строке 624 "Задолженность по налогам и сборам".

Премии, выплачиваемые по решению учредителей

Премию можно выплачивать и за счет нераспределенной прибыли. Такое решение должны принять на общем собрании учредители (акционеры) фирмы. И, конечно, у фирмы должна быть такая прибыль, то есть кредитовое сальдо по счету 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

Пример Решением общего собрания учредителей ЗАО "Ирбис" было принято решение использовать чистую прибыль прошлого года на выплату премии. В протоколе общего собрания акционеров указана сумма в размере 100 000 руб., которую следует выплатить сотрудникам. Руководитель ЗАО "Ирбис" издал приказ о выплате этой премии. Чтобы упростить пример, предположим, что стандартные вычеты по НДФЛ сотрудникам не предоставляются. Бухгалтер фирмы должен сделать проводки: Дебет 84 Кредит 70 - 100 000 руб. - начислена премия всем сотрудникам за счет нераспределенной прибыли прошлого года; Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" - 13 000 руб. - удержан НДФЛ с сотрудников. Кредитовое сальдо по счету 70 в размере 87 000 руб. нужно отразить в пассиве баланса по строке 622 "Задолженность перед персоналом организации". Удержанную сумму НДФЛ (13 000 руб.) - по строке 624 "Задолженность по налогам и сборам" баланса.

Как учесть выдачу аванса по заработной плате

Все работодатели должны платить зарплату своим сотрудникам не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Следовательно, часть месячной зарплаты фирма должна выдавать авансом. Однако начисление зарплаты и налогов следует производить в последний день месяца.

Пример В коллективном договоре, заключенном ЗАО "Миг" со своими сотрудниками, указано, что часть заработной платы в размере 30% выплачивается авансом 20-го числа текущего месяца. Остальная же часть - 5-го числа следующего месяца. В марте фонд оплаты труда работников "Мига" составил 100 000 руб. Фирма платит взносы по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний по ставке 0,2%. Чтобы упростить пример, предположим, что стандартные вычеты по НДФЛ сотрудникам не предоставляются. Проводки в учете фирмы должны быть такими: 20 марта Дебет 50 Кредит 51 - 30 000 руб. (100 000 руб. х 30%) - получены деньги в банке для выплаты аванса по заработной плате за март; Дебет 70 Кредит 50 - 30 000 руб. - выплачен аванс сотрудникам; 31 марта Дебет 20 Кредит 70 - 100 000 руб. - начислена заработная плата за март; Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" - 13 000 руб. (100 000 руб. х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц с зарплаты за март; Дебет 20 Кредит 69 - 26 200 руб. (100 000 руб. х 26,2%) - начислены взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС (до 2010 г. они входили в состав ЕСН) и взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. В пассиве баланса кредитовое сальдо по счету 70 отражают по строке 622 "Задолженность перед персоналом организации", задолженность по НДФЛ (13 000 руб.) - по строке 624 "Задолженность по налогам и сборам". Начисленные взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС и взносы по страхованию от несчастных случаев (26 200 руб.) отразите по строке 623 "Задолженность перед государственными внебюджетными фондами" баланса; 5 апреля Дебет 50 Кредит 51 - 57 000 руб. (100 000 - 30 000 - 13 000) - получены деньги из банка на выплату заработной платы за март; Дебет 70 Кредит 50 - 57 000 руб. - выплачена заработная плата сотрудникам за март.

Как учесть выдачу командировочных в иностранной валюте

При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует: - оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу Банка России на день ее получения; - выдать иностранную валюту сотруднику по официальному курсу на день выдачи; - отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день выдачи; Авансы, выданные в иностранной валюте, сотруднику, который направляется в командировку, пересчитывают только на день выдачи. В дальнейшем ее не пересчитывают ни на дату утверждения авансового отчета, ни на дату составления бухгалтерской отчетности (п. 7, 9-10 ПБУ 3/2006). Поэтому в авансовом отчете, выданные под отчет денежные средства в иностранной валюте будут отражаться по курсу, который действовал на дату выдачи (п. 9 ПБУ 3/2006). Если же работник возвращает неиспользованные денежные средства, то их необходимо отражать по курсу, который действует на дату возврата. Так как невозвращенные денежные средства уже не рассматривают как выданные авансы. В связи с этим могут возникнуть курсовые разницы. Если на дату утверждения отчета (или дату составления баланса) курс валюты оказался выше, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает положительная курсовая разница. Ее относят к прочим доходам фирмы и отражают проводкой: Дебет 71 Кредит 91-1 - отражена положительная курсовая разница. Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает отрицательная курсовая разница. Ее нужно учесть в составе прочих расходов и сделать проводку: Дебет 91-2 Кредит 71 - отражена отрицательная курсовая разница.

Пример Сотрудник ООО "Пассив" А.Н. Сомов 20 декабря был направлен в служебную командировку в США на 10 дней. Согласно приказу руководителя "Пассива", при командировках в США суточные выдаются в пределах 60 долл. США в сутки. Расходы Сомова по найму жилого помещения составили 2400 долл. США, а расходы на приобретение авиационных билетов - 47 200 руб. (в том числе НДС - 7200 руб.). Стоимость оформления выездных документов в США - 1200 руб. Сомову выдан аванс на командировочные расходы в сумме: - 3500 долл. США - на оплату жилья и суточных; - 50 000 руб. - на оплату авиационных билетов и оформление выездных документов. Ситуация 1 Официальный курс доллара США составил: - на дату снятия наличной валюты с валютного счета и выдачи ее подотчетному лицу - 28 руб./USD; - на дату утверждения авансового отчета Сомова и возврата неизрасходованных средств в кассу - 30 руб./USD. Бухгалтер "Пассива" должен сделать проводки: Дебет 50 Кредит 51 - 50 000 руб. - сняты наличные денежные средства с расчетного счета; Дебет 50 Кредит 52 - 98 000 руб. (3500 USD х 28 руб./USD) - сняты наличные денежные средства с валютного счета; Дебет 71 Кредит 50 - 50 000 руб. - выданы Сомову рубли из кассы; Дебет 71 Кредит 50 - 98 000 руб. - выдана Сомову наличная валюта из кассы; Дебет 20 Кредит 71 - 40 000 руб. (47 200 - 7200) - списаны расходы Сомова на проезд; Дебет 19 Кредит 71 - 7200 руб. - учтен НДС по расходам Сомова на проезд; Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 7200 руб. - произведен налоговый вычет по НДС; Дебет 20 Кредит 71 - 1200 руб. - списаны расходы Сомова на оформление выездных документов; Дебет 20 Кредит 71 - 16 800 руб. (60 USD х 10 дн. х 28 руб./USD) - отражены расходы по выплате Сомову суточных; Дебет 20 Кредит 71 - 67 200 руб. (2400 USD х 28 руб./USD) - отражены расходы Сомова по найму жилого помещения. У Сомова остались неизрасходованные денежные средства в сумме 16 600 руб. (в том числе 1600 руб. и 500 USD по курсу 30 руб./ USD на отчетную дату). Курсовую разницу, которая возникла на дату утверждения авансового отчета, отражают проводкой: Дебет 71 Кредит 91-1 - 1000 руб. (500 USD х 30 руб./ USD - 500 USD х 28 руб./ USD) - отражена положительная курсовая разница. Положительную курсовую разницу в сумме 1000 руб. отражают по строке 090 формы N 2. Ситуация 2 Официальный курс доллара США составил: - на дату снятия наличной валюты с валютного счета и выдачи ее подотчетному лицу - 30 руб./USD; - на дату утверждения авансового отчета Сомова и возврата неизрасходованных средств в кассу - 28 руб./USD. Бухгалтер "Пассива" должен сделать следующие записи: Дебет 50 Кредит 51 - 50 000 руб. - сняты наличные деньги с расчетного счета; Дебет 20 Кредит 71 - 40 000 руб. (47 200 - 7200) - списаны расходы Сомова на проезд; Дебет 19 Кредит 71 - 7200 руб. - учтен НДС по расходам Сомова на проезд; Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 7200 руб. - произведен налоговый вычет по НДС; Дебет 20 Кредит 71 - 1200 руб. - списаны расходы Сомова на оформление выездных документов; Дебет 20 Кредит 71 - 18 000 руб. (60 USD х 10 дн. х 30 руб./USD) - отражены расходы по выплате Сомову суточных; Дебет 20 Кредит 71 - 72 000 руб. (2400 USD х 30 руб./USD) - отражены расходы Сомова по найму жилого помещения. У Сомова остались неизрасходованные денежные средства в сумме 16 600 руб. (в том числе 1600 руб. и 500 USD по курсу 28 руб./ USD на отчетную дату). Курсовую разницу, которая возникла на дату утверждения авансового отчета, отражают проводкой: Дебет 91-2 Кредит 71 - 1000 руб. (500 USD х 30 руб./ USD - 500 USD х 28 руб./ USD) - отражена отрицательная разница. Отрицательную курсовую разницу в сумме 1000 руб. указывают по строке 100 формы N 2.