СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ХРАНЕНИЕ

Для осуществления обоснованного распределения документов, установления единой системы формирования дел, их учета, быстрого отыскания документов по содержанию и разновидностью, отбора документов для государственного хранения в процессе делопроизводства в учреждении должна быть создана номенклатура дел.

Номенклатура дел - это обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (ст. 1 Закона Украины "О национальный архивный фонд и архивные учреждения" [17].

В государственном стандарте "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ДСТУ 2732:2004" указано, что номенклатура дел - это систематизированный и проиндексированный список названий дел, в который входят документы, подобные по содержанию и назначению, с указанием срока их хранения [69].

Номенклатура дел предназначена для установления в учреждении единого порядка формирования дел, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и видом, определения сроков хранения дел и является основой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима каждой учреждения как проиндексированный перечень заголовков дел, систематизированный в соответствующем порядке классификационный справочник, который используется при построении информационно-поисковой работы: создании единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документов по содержанию и виду и их отбора для включения в архив конкретного учреждения, ведомственного архива или в состав Национального архивного фонда.

Разработку номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения управления и контроля, канцелярии и т. п) учреждения. На небольшом предприятии функции такой службы может выполнять один работник (как правило, секретарь), ответственный за организацию делопроизводства.

Заметим, что номенклатура дел является обязательным документом для каждой организации. Если в новообразованном учреждении вовремя не разработан номенклатуру, то усложняется группировки документов в дела, обеспечения их учета и розыска, становится невозможным отбор документов для последующего хранения.

Для правильного формирования дел документы группируют по содержанию и видам еще в текущей работе с ними. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. Если номенклатуру дел составлено верно, то документы по мере их исполнения будут вноситься до тех дел, которые заранее для них предусмотрены, тогда найти нужный документ будет не сложно.

Таким образом номенклатура дел:

o выступает указателем индексов документов, который присваивается при регистрации, поскольку индекс документа, как правило, включает индекс структурного подразделения структуры и номер дела по номенклатуре;

o определяет принципы распределения документов и группировки их в дела;

o устанавливает сроки хранения документов;

o используется как схема построения справочной картотеки отработанных документов;

o служит отчетным документом структурного архива;

Номенклатура дел-это документ, который создают на специальном многостраничном трафаретном бланке формата А4. Реквизитами номенклатуры дел являются: наименование структурного подразделения; наименование документа; дата; индекс; место составления; гриф утверждения; гриф согласования; заголовок к тексту; текст (заполняется в табличной форме); подпись; визы; исполнитель.

По сфере использования различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная (образцовая) и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел имеет нормативный, то есть обязательный характер для внедрения без исключений. Составляется номенклатура дел для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и имеет рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются учреждениями высшего уровня (министерства, государственные комитеты, другие органы государственной власти, центральные учреждения страны, крупные корпорации, концерны, ассоциации, товарищества и компании) для сети подведомственных организаций или дочерних предприятий, однородных по характеру деятельности, с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, унификации однотипных заголовков дел и установления для них единых сроков хранения. Используются они как методические пособия при составлении индивидуальных номенклатур.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждое учреждение должно иметь собственную, индивидуальную номенклатуру дел, в которой установлен конкретный перечень дел, образующихся за время ее деятельности. В зависимости от объемов документного массива, включенного в систематизированного перечня, выделяют индивидуальную номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел.