Что нужно знать при перечислении денег под отчет на личную банковскую карту работника? (Е.В. Емельянова, журнал "Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2017 г.)

Что нужно знать при перечислении денег под отчет на личную банковскую карту работника?

редактор журнала "Жилищно-коммунальное

хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2017 г., с. 70-75.

Перечислять денежные средства под отчет на хозяйственные нужды организации на личные банковские карты работников может быть удобнее и выгоднее, чем выдавать их из кассы. Однако неизбежно возникают и риски. Известно, что нередко бухгалтеру приходится готовить для банка пакет документов, подтверждающих, что это действительно подотчетные суммы. Почему подобные операции вызывают у банковских работников особый интерес? К каким еще последствиям нужно быть готовыми?

Перечисление подотчетных сумм на банковскую карту работника

Порядок выдачи денежных средств работнику под отчет описан в п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Традиционно речь идет о выдаче наличных денег. Вообще выдача денег работнику под отчет - это финансирование расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица, ИП, которые фактически будет нести работник в интересах работодателя. Складывающиеся между работником и работодателем отношения подразумевают установление цели и срока расходования денег, представление работником отчета о расходах.

Сущность данных правоотношений не исключает перечисление денег под отчет на банковский счет сотрудника ("зарплатную" либо личную банковскую карту). Это подтверждено в совместном Письме Минфина РФ N 02-03-10/37209, Казначейства РФ N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013. В Письме Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11/42288 уточнено:

- при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, устанавливающие порядок расчетов с подотчетными лицами (см. также Письмо Минфина РФ от 31.03.2016 N 02-03-09/18115);

- в платежном поручении нужно указать, что перечисленные средства являются подотчетными;

- организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов;

- сотруднику к авансовому отчету надо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Как следует распорядиться подотчетными суммами?

Обратите внимание: финансисты считают, что расходы за счет подотчетных сумм подтверждаются, только если они оплачены банковской картой. Однако мало того, что данное требование не установлено в нормативно-правовых актах, - оно нередко невыполнимо (к примеру, если необходимо приобрести товары, работы, услуги у поставщиков, которые на основании закона не предоставляют возможность оплаты банковской картой*(1), либо условия пользования банковским счетом не предполагают осуществление с него платежей за товары, работы, услуги).

Перечисление денежных средств под отчет работнику на его банковскую карту (впрочем, как и выдача наличных) означает возникновение у него обязательства перед работодателем по осуществлению целевых трат, представлению отчета и возврату неиспользованных сумм с соблюдением установленного срока.

Физическое лицо вправе самостоятельно распоряжаться денежными средствами на своем банковском счете. На такой счет не может быть распространен режим специальных счетов, списание денежных средств с которых по целевому назначению санкционируется особым образом. Этот вывод может быть подтвержден примером из судебной практики.

Так, организация перечислила на банковскую карту работника на основании его заявления денежные средства с назначением платежа "Перевод денежных средств под отчет", а на следующий день банк списал всю сумму на основании постановления судебного пристава-исполнителя. Организации не удалось доказать, что этими действиями пристава ей были причинены убытки. Суд указал: денежные средства, поступившие на счет физического лица (должника) в банке, являются его собственностью (Постановление АС ВВО от 19.01.2017 N Ф01-5227/2016 по делу N А31-6834/2015).

Бухгалтер может столкнуться с просьбой работника открыть ему отдельную банковскую карту, чтобы не "смешивать" заработную плату на "зарплатной" карте с иными выплатами. Вполне возможно пойти навстречу работнику, однако это не обеспечит особой сохранности данных средств.

О сомнительных операциях по банковскому счету

Практика показывает, что операция по перечислению от организации на личный банковский счет физического лица крупной суммы с назначением платежа "Аванс на хозяйственные нужды", "Выдача денежных средств под отчет", "Перечисление подотчетных сумм" может вызвать подозрения у банка и, как следствие, блокировку платежной карты, особенно с последующим снятием наличных.

При этом банк не поясняет причину блокировки, вызывая недоумение сотрудников. Причину можно найти в Федеральном законе от 07.08.2001 N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма". Согласно п. 2 ст. 7 закона организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, обязаны в целях предотвращения легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма разрабатывать правила внутреннего контроля, назначать специальных должностных лиц, ответственных за их реализацию, а также принимать иные внутренние организационные меры в указанных целях.

Основанием для документального фиксирования информации является среди прочего запутанный или необычный характер сделки, не имеющей очевидного экономического смысла или очевидной законной цели. В приложении к Положению ЦБ РФ от 02.03.2012 N 375-П "О требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" приведены признаки, указывающие на необычный характер сделки. Среди них есть такой признак (ему присвоен код "1411"), как регулярное зачисление крупных сумм денежных средств от третьих лиц (за исключением кредитов) на банковские счета (депозиты, вклады) физических лиц с последующим снятием этих средств в наличной форме, либо с их последующим переводом на банковские счета (депозиты, вклады) третьих лиц, либо с последующим проведением указанных операций в различных пропорциях в течение нескольких дней.

Выявление подобных операций дает банку право в рамках мероприятий внутреннего контроля запросить у клиента документы, выступающие в качестве формального основания для совершения такой операции по счету, а также иную необходимую информацию, позволяющую банку уяснить цели и характер рассматриваемых операций. При этом закон предоставляет банку право самостоятельно, с соблюдением требований внутренних нормативных актов, относить сделки клиентов банка к сомнительным, влекущим принятие внутренних организационных мер, позволяющих банку защищать свои интересы в части соблюдения законности деятельности данной организации, действующей на основании лицензии.

В частности, согласно п. 11 ст. 7 названного выше закона банк может отказать в выполнении распоряжения клиента о совершении операции, за исключением операций по зачислению денежных средств, поступивших на счет физического или юридического лица, по которой не представлены документы, необходимые для фиксирования информации. Кроме того, условия пользования банковскими картами (как неотъемлемая часть договора банковского обслуживания) большинства банков содержат условие, дающее банку право в случае выявления сомнительных операций отказывать клиенту в приеме от него распоряжения о проведении операции по счету, подписанного аналогом собственноручной подписи (коды, пароли и иные средства) (см. Письмо ЦБ РФ от 27.04.2007 N 60-Т). Обратим внимание, данные меры не означают, что владелец счета вовсе утрачивает право распоряжаться своими средствами: он может прийти в банк лично, закрыть счет, в частности, переведя остаток в другую кредитную организацию.

В судебных разбирательствах по требованиям граждан о признании незаконной блокировки банковской карты встречаются случаи, когда поступление на банковскую карту гражданина подотчетных сумм с последующим снятием наличных признается подозрительным.

Так, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 04.10.2016 по делу N 33-17131/2016 основную роль сыграло то, что денежные средства поступали под отчет на карту физического лица от ИП, клиента банка, чьи операции являлись сомнительными.

В свою очередь, в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 N 4г-10455/2016 особое внимание было обращено на то, что физическим лицам открывают текущие счета, не предназначенные для ведения расчетов, связанных с предпринимательской деятельностью. Тогда как гражданин (генеральный директор и участник компании), получив от нее денежные средства под отчет на карту, снял их в течение нескольких дней. Это повлекло для банка дополнительные издержки, связанные с большим объемом обналичиваемых клиентом денежных средств. При этом судебная коллегия отклонила доводы истца о том, что истец как физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами.

Похожие рассуждения приведены в Апелляционном определении Пермского краевого суда от 10.02.2016 по делу N 33-1316/2016: организация раскрыла банку экономический смысл операций по зачислению на счет физических лиц денежных средств, представив авансовый отчет, приказ о выдаче денежных средств под отчет, квитанции к приходному кассовому ордеру, счета-фактуры, товарные накладные. Такие операции свидетельствовали о нарушении держателем банковской карты условий ее использования в виде запрета на совершение операций, связанных с предпринимательской деятельностью. Суд признал блокировку карты законной.

Если же представленные банку документы дадут ему основания считать, что совершенные операции не вызывают подозрений в том, что они осуществлены в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма, банк производит разблокировку карты (см. Апелляционное определение Сахалинского областного суда от 20.12.2016 по делу N 33-3069/2016).

Традиционно выдача сотрудникам денег под отчет в целях осуществления расходов, связанных с предпринимательской деятельностью работодателя, связана с наличными денежными средствами и кассой. Но уже в течение нескольких лет практикуется перечисление подотчетных сумм с расчетного счета компании на личную банковскую карту сотрудника (с последующим снятием наличных или оплатой расходов непосредственно с использованием платежной карты). С одной стороны, законом это не запрещено. С другой стороны, это может быть сопряжено с дополнительными рисками (взыскание долгов сотрудника за счет средств на банковском счете, подозрения в отмывании доходов, полученных преступным путем, блокировка карты, отнесение операций к связанным с предпринимательской деятельностью). Поэтому наиболее безопасно воспользоваться предложением банка об открытии расчетной карты к счету компании. Если же организация стремится сэкономить на банковском обслуживании, следует быть готовыми к принудительному взысканию подотчетных сумм, если отчет по ним не получен вовремя, а также к представлению в банк документов, раскрывающих экономический смысл операции по перечислению денежных средств под отчет на счет физического лица.

*(1) Например, продавцы, чья выручка за год не превысила 120 млн руб. (см. п. 1 ст. 16.1 Закона РФ от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей").

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Журналы издательства "Аюдар Инфо"

На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.