Как выбирать слова в деловом тексте: 10 советов тем, кто составляет документы

Чтобы грамотно составить деловой текст, надо хорошо понимать основные свойства такой языковой единицы, как слово. Вот эти свойства:

слова называют строго определенные физические объекты (вещи), отвлеченные понятия, качества или действия, и надо обязательно контролировать связь «слово (его смысл, лексическое значение) - предмет»; например, если мы хотим назвать звуки, которые издает гармонь, то нам надо взять слово переливы и отказаться от слова трель: первое слово имеет значение, которое соответствует звукам гармони («переход из одного оттенка (цвета, звука) в другой»), а значение второго слова («переливчатый, дрожащий звук от быстрого повторения двух соседних тонов») – не соответствует этим звукам;
слова в русском языке могут иметь одно или несколько значений; в первом случае мы говорим об однозначной (моносемантической) лексике, во втором – о многозначном (полисемантическом) слове: например, слова акционер, арифметический, счет-фактура, делопроизводство, дежурство, дезинфекция относятся к моносемантической лексике, а слова акт, дело, алгоритм, баланс, облака, почта, организация, восстановить, дежурный – к полисемантической;
внутри моносемантической лексики есть терминологическая и нетерминологическая лексика; термины – это слова с особым лексическим значением, в котором понятие о предмете выражается наиболее полно, точно и максимально объективно; термины образуют особые терминологические системы, и именно в рамках этой системы термин может быть правильно понят и определен: например, слова акционер, аргумент, дифференцировать, синхронный, полимер, гидрат, вектор, логарифм являются терминами, а слова десятиклассник, дежурство, песня, акция терминами не являются; часто термины, входящие в одну терминологическую систему, связаны и внешним, формальным сходством: синоним, антоним, омоним; фонема, морфема, лексема, синтаксема (лингвистика); хромосома, информосома (биология);
многозначные слова имеют прямые и переносные значения, вторые при этом могут быть образными и утратившими свою образность: например, у многозначного слова чистый одни переносные значения сохраняют свою образность (чистые мысли – «исполненный высокой нравственности, возвышенный»), другие – нет (чистая шерсть – «без примеси чего-л. постороннего или с незначительной примесью»; чистый вес, чистый доход – «получающийся, остающийся после вычета чего-л.»);
слова могут не только называть предметы, но и выражать отношение говорящего к этим предметам, такие слова называются оценочной лексикой: например, слова безупречный («ничем не опороченный, отличный»), муштра («грубая, суровая, система военного обучения; система воспитания, основанная на механической дисциплине»), ловкач («ловкий, предприимчивый человек, умеющий хорошо устраивать свои дела»), накатать («написать быстро, много – и не очень качественно») являются оценочными; а слова смола, скорость, писать, отдавать, местный оценочными не являются; важно также, что оценочными могут быть все значения одного слова или только некоторые из них;
некоторые слова закрепляются за той или иной сферой употребления, функциональной разновидностью речи и становятся, таким образом, стилистически окрашенными; с этой точки зрения слова делятся на три разновидности: нейтральная (межстилевая) лексика, повышенная (книжная) лексика и сниженная (разговорная) лексика; к стилистически окрашенной лексике относятся, например, такие слова: расписка, доверенность, заявление, приложение, уведомление, вышеназванный, изъявить, оказать содействие, налезть в значении «надеться», мораль в значении «нравоучение»;
в языке есть устойчивые словосочетания, которые мы – так же, как и большинство слов, – не создаем каждый раз заново, а воспроизводим при необходимости целиком; эти устойчивые словосочетания называют фразеологизмами: проливной дождь, белый стих, подливать масла в огонь, давать показания, учинить расправу;
в системе языка слова, у которых есть что-то общее – в значении и/или форме, – образуют группы, классы (парадигмы): синонимы, антонимы, паронимы, оценочные слова, заимствованные слова – это примеры разных лексических парадигм;
слова в речи соединяются друг с другом по определенным правилам; соединение слов друг с другом по смыслу подчиняется:

тем признакам, которые составляют лексическое значение слова;
языковой традиции, которая нередко накладывает ограничения даже на сочетаемость слов, допустимую по смыслу;
оценочными или стилистическими особенностями слова.

Испускать – бросать: неправильным будет сочетание испускать взгляды, хотя глагол испускать значит «произвести», однако по традиции мы используем это слово только тогда, когда говорим о звуке, запахе, поэтому нельзя испускать взгляды, можно только бросать взгляды.

Доморощенный - полученный (произведенный) дома: доморощенный - значит, прежде всего, «выращенный дома, в своем хозяйстве», а вырастить можно растение или животное (скажем, табак или лошадь), однако сказать доморощенное мясо нельзя, потому что мясо можно только производить.

Если есть возможность, обязательно пройдите обучение на специальных языковых тренингах для документоведов и делопроизводителей: вы не станете лингвистами, но на этих тренингах вас научат развивать свое языковое чутье, что поможет находить нужные слова в деловых ситуациях.

Деловые тексты требуют от нас соблюдения некоторых правил при выборе слов. Одно правило – общее, оно действует в любом типе текста (в том числе, и в деловом), еще девять правил действуют только при составлении документа.

Правило 1. Следите за тем, что называют слова, которые вы используете, и как они соединяются; нарушение этого правила делает любой текст неправильным.

Придать – передать: нельзя сказать «придать чему-то социальный подтекст», потому что подтекст - это «сведения, которые словами не выражаются», значит, подтекст можно передать, но нельзя придать.

Закон(ы) - законодательство: закон - это «нормативный акт высшего органа государственной власти», а законодательство - это «составление и издание законов» или «совокупность законов», поэтому можно принять закон, а законодательство - ввести, изменить или сохранить.

Подготовить - приготовить: эти слова почти синонимичны, однако между ними есть и различие; слово приготовить употребляется главным образом по отношению к веществам, пище, а слово подготовить означает «сделать что-н. предварительно для организации чего-л.», значит, приготовили проект изменений - это ошибка, а правильное сочетание слов - подготовить проект изменений.

Если далее сопоставить разные деловые тексты, то мы увидим, что слова здесь выбираются и используются по принципу «можно, надо/нельзя», что здесь действуют еще и дополнительные правила использования слов. Почему такие правила необходимы? Во-первых, потому, что в деловых ситуациях слова должны максимально точно, однозначно и объективно называть предметы и их признаки. Во-вторых, потому, что слова в деловых текстах должны быть «прозрачными», стандартными и унифицированными [1] , они не должны привлекать к себе внимания сами по себе, ведь главное в документе – его содержание.

Рассмотрим эти дополнительные правила, обязательные при составлении делового текста.

Правило 2. Используйте главным образом слова в прямых значениях; цепочки таких слов нередко представляют собой развернутые отрезки делового текста, которые не прерываются словами в переносном значении.

российский, дополнительный, социальный, гарантии, военный, должность, оклад, надбавка, условия, расходы, отдельный, военнослужащий, ежемесячный, проценты; правило, внутренний, трудовой, распорядок, АО, приложение, коллективный договор, общепризнанные принципы и нормы международного права

Правило 3. Если используете слова в переносном значении, то следите за тем, чтобы их образность была «стертой», незаметной, чтобы эти слова не создавали у адресата никаких ассоциаций и аналогий. Интересно, что при таких условиях возникает впечатление, что и эти слова имеют только одно (прямое) значение.

предоставить право в значении «предоставленная кому-, чему-л. свобода, возможность действовать или пользоваться чем-л., гарантированная государственными или какими-л. другими законами, постановлениями и т.п.», вступает в силу в значении «стать законным, действенным», категория, мера, внутренних, службы, проходящим, в органах, настоящего договора, путевой лист, заморозить строительство

Правило 4. Используйте термины (если такие есть), а не слова, заменяющие термины.

При этом термины можно разделить на две разновидности:

тематические, или отраслевые термины;
документовеческие (управленческие) термины, в деловых текстах чаще встречается управленческая терминология: названия учреждений, должностей, видов служебных документов и т.д. [2]

а) военнослужащие, внутренние войска, разведывательные воинские части, подразделения; гарантийное обслуживание, текущий счет

Правило 5. Используйте слова без оценочности или с рациональной оценкой (рациональную оценку, в отличие от эмоциональной, всегда можно доказать фактами, статистическими данными и т.д.); не используйте эмоционально-оценочных слов.

Можно использовать в деловых текстах: повышение, высококвалифицированные, успешный, опоздание, одобрен, безопасность, сохранность, надежное закрытие дверей, аварийное состояние, несанкционированное проникновение.

Нельзя использовать в деловых текстах: плохое самочувствие, безвестный, ухнуть, лоно, отличные двери, великолепный, провал (в значении «неудача в каком-л. деле).

Правило 6. Подчиняйтесь стилистической унификации, ориентируйтесь на нейтральные слова, используйте также слова с повышенной, книжной окраской [3] , исключайте из деловых текстов разговорные, просторечные и жаргонные слова.

Можно использовать в деловых текстах: аккредитив, вопрос, консолидация, дорогостоящий, дееспособный.

Нельзя использовать в деловых текстах: уйма, деляга, дрыхнуть, угробить.

Правило 7. Используйте в деловых текстах только «свои» фразеологические обороты, т.е. устойчивые словосочетания, которые не являются образными и лишь называют предметы и их признаки.

Российская Федерация, Федерального закона, предоставить право, иметь право, вступает в силу, воинская должность, социальные гарантии, Акционерное общество, кредитный договор, текущий счет, внутренние войска, сдерживать рост, предоставить отпуск/отсрочку.

Правило 8. Выбирайте стандартные наименования предметов, признаков и действий, слова с особыми смыслами, особыми значениями, которые можно назвать «деловыми».

Такие значения складываются и в основном используются именно в деловых текстах; деловая речь «отказывает» иногда даже такому слову, которое в других случаях будет правильным; именно поэтому в деловых бумагах ограничивается употребление синонимов (если надо несколько раз назвать один и тот же предмет, используется повтор), невозможно появление нового слова для уже названного предмета, признака или действия.

головные уборы (а не шапки, шляпы, кепки); транспортные средства, автотранспорт (а не машины); настоящее положение (а не это положение); текущий период (не этот период); означенные документы (а не документы, о которых говорилось ранее); исключительная мера наказания (а не высшая мера наказания, суровое наказание); лицо (как общее название для участников делового общения).

Правило 9. Соединяйте слова с учетом ограничений, которые действуют в деловых текстах.

пропуск изымается (а не отбирается) при совершении следующих нарушений пропускного режима; в случае изъятия или утери (а не потери) пропуск может быть получен на общих основаниях; служебное письмо составляется (а не пишется), направляется (а не посылается); благодарность – выражается, объявляется; выговор объявляется, а порицание выносится; оклад устанавливается (а не назначается); приказ исполняется, а распоряжение выполняется; контроль – осуществляется, возлагается на кого-л.; поддержка оказывается; вред, ущерб причиняется; приказ – издается

В результате таких ограничений в сочетаемости в деловых ситуациях постепенно складываются близкие к фразеологизмам речевые клише, которые постоянно воспроизводятся в документах и имеют устойчивый характер [4] ; для некоторых типов документов (например, для деловых писем) есть даже перечни таких клише, но их можно (и полезно) создавать самостоятельно для своих типов документов.

в связи с распоряжением Правительства во исполнение поручения кредитный договор в лице директора в порядке перевода в связи с производственной необходимостью вакантные должности ввести/внести в штатное расписание внеочередной отпуск выдана сроком на выплатить компенсацию за выполнение работ действующего на основании Устава/Доверенности ежегодный оплачиваемый отпуск за период ___с___ по __ именуемое в дальнейшем Информируем Вас о том, что исполнять должностные обязанности материально ответственное лицо Мы нижеподписавшиеся,____ общей площадью ____кв.м. отпуск без сохранения заработной платы перечень прилагаемых документов по семейным обстоятельствам по состоянию здоровья проживающей/зарегистрированного (ой) по адресу разрешить доступ следующих сотрудников

Правило 10. Избегайте выразительности (метафоры и эпитеты, синонимы и антонимы, новые и устаревшие слова – не для делового текста).

Правда, в деловых текстах мы иногда находим синонимы, однако слово-синоним не создает выразительности, а служит для уточнения смысла другого слова, для достижения однозначности и дается часто во вставной конструкции в скобках: воинские части (подразделения), в целях надзора (контроля), для выполнения (реализации), 2400 руб. (Две тысячи четыреста рублей).

Следуя этим правилам, оценим, как авторы используют слова в таких деловых текстах:

1. За период с 01.02.2014 по 30.09.2014 отсутствовали большие обороты и не занимались кредиты в обслуживающих АО «Рамка» банках.

Нарушено правило 8:

большие обороты - существенные обороты; кредиты - кредитные средства; занимались кредитные средства - привлекались кредитные средства.

2. Справка выдана по месту требования.

Нарушено правило 9:

справка выдана (кому?), справка дана (куда? для чего?) - для предоставления по месту требования.

3. Просим срочно изыскать или испросить у вышестоящих органов фонды на качественные электроды в размере 200 килограммов.

Нарушено правило 1, правило 9 и правило 10:

слово испросить – это форма несовершенного вида к глаголу испрашивать, но только в одном значении – «прося, получить что-л.», однако автор имеет в виду другое значение – «просить чего-л. или о чем-л.»; к тому же слово испросить является устаревшим и потому нежелательно в деловом тексте;

наконец, фонды мы не испрашиваем, а запрашиваем. Можно также предположить, что речь в этом документе идет не о фондах, а о денежных средствах. Неверно использовано и слово размер, его необходимо заменить словом количество.

4. Довожу до Вашего сведения, что представитель префектуры А.В.Соколов, являясь на еженедельные заседания Рабочей группы, приходит недостаточно подготовленным, поставленные поручения выполняет не в полном объеме, а 22.02.2014 отсутствовал на совещании.

Нарушено правило 1 и правило 10:

поставить можно задачи, но нельзя поставить поручения. Использование в разных предложениях синонимов заседания и совещания, являться и приходить для выражения одной и той же информации затрудняет понимание текста.

5. Прошу разъяснить, за счет каких средств выплачивается денежное содержание лицам, зачисленным в одногодичную аспирантуру.

Нарушено правило 9:

выплачивается – денежное пособие. Денежное содержание - обеспечивается.

6. Хотя на сооружении линии главного конвейера достигнуты ощутимые успехи, часто дает себя знать отставание в сооружении литейного цеха.

Нарушено правило 1 и правило 5:

правильный вид фразеологизма, который используется в этом предложении, – дать (давать) о себе знать; но даже если исправить данную ошибку, этот фразеологизм так же, как и слово ощутимые, нельзя использовать в деловом тексте из-за их эмоциональной оценочности.

Если у вас есть вопросы, связанные с темой публикации, напишите на info@naar.ru - и мы постараемся на них ответить.

в наличии строгих стандартов смысловых блоков, которые мы отражаем в тексте в зависимости от особенностей деловой ситуации:
в наличии строгих, унифицированных стандартов в построении (композиции) делового текста;
в наличии строгих, унифицированных языковых стандартов делового текста.

[2] В последние годы все более активно в деловом общении используется такой способ подачи информации, как диаграммы.

[3] Исследования показывают, что в деловых текстах примерно 70% слов – нейтральные, а 30% – это книжные слова.

[4] Примерно каждое десятое сочетание в деловом тексте представляет собой какое-либо речевое клише.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎